Личный кабинет для заказа транспортных накладных (ТН) стал основным каналом оформления перевозочных документов у большинства операторов. Ошибка на этапе заполнения реквизитов груза или получателя приводит к простою автотранспорта, штрафам от заказчика и пересчёту тарифа перевозчика. Цель этого справочника — дать чёткий алгоритм: от входа в систему до подтверждения готового документа, с диагностикой типичных сбоев и границ самостоятельных действий.
Цена ошибки измеряется не только деньгами: неверно указанный вес или габариты меняют класс опасности груза, требуют переоформления страховки и блокируют погрузку на складе. Ожидаемый результат — сформированная ТН с корректными данными, принятая системой без замечаний, доступная для печати и передачи водителю до выезда машины.
Работа в кабинете требует понимания структуры заказа: обязательные блоки (груз, маршрут, стороны договора), условно-обязательные (доп. услуги, температурный режим) и справочные (комментарии, внутренние номера). Ниже — пошаговые протоколы, критерии выбора способа оформления и контрольные точки для каждой стадии.
Доступ и первичная настройка
Вход в личный кабинет выполняется через единую точку аутентификации оператора: логин (обычно email или ИНН) и пароль, либо через ЭЦП/Госуслуги, если это предусмотрено тарифом. При первом заходе проверьте раздел «Профиль организации» — туда подтягиваются реквизиты из договора. Если ИНН, КПП или юрадрес не совпадают с актуальными, любая ТН уйдёт в статус «Ошибка реквизитов» и потребует модерации менеджера.
Настройте шаблоны отправителей и получателей: это исключает ручной ввод адресов и контактов при каждом заказе. В разделе «Справочники» добавьте типовые грузы с заранее проставленными кодами ТН ВЭД, классами опасности и упаковкой. Шаблоны экономит время и снимает риск опечаток в наименовании, которые система не всегда ловит автоматической проверкой.
Права доступа разделяются на роли: «Диспетчер» (создание заказов), «Менеджер» (согласование тарифов), «Бухгалтер» (выгрузка реестров). Назначьте роли согласно внутреннему регламенту — попытка отправить заказ без права «Подписание» вернёт ошибку «Недостаточно полномочий» на финальном шаге.
Создание заказа: обязательные блоки
Мастер заказа ведёт по шагам: Груз → Маршрут → Стороны → Доп. услуги → Проверка. В блоке «Груз» обязательны: наименование (как в сопроводительных документах), грузоместа (штуки/паллеты/тонны), вес брутто/нетто, габариты каждого места (Д×Ш×В в см). Если грузопамятная требует класс опасности — выберите из классификатора АДР; поле «Код УН» становится активным только при выборе класса, отличного от «Не ОП».
Блок «Маршрут» требует точных адресов погрузки и выгрузки с указанием складских зон/рамп, если их несколько. Дата погрузки не может быть ранее текущего суток; дата выгрузки рассчитывается системой по нормативу пробега, но её можно скорректировать в пределах ±20% от расчётного времени в пути. Укажите режим работы склада: если погрузка только с 9 до 14 — поставьте временное окно, иначе водитель приедет во время закрытых ворот.
В блоке «Стороны» выберите грузоотправителя (обычно ваша организация), грузополучателя (из справочника или новый) и плательщика (может отличаться от получателя). Поле «Договор/Заявка» связывает ТН с коммерческим основанием — без него бухгалтерия не примет документ к оплате. Если договор не подтянулся автоматически, проверьте статус договора в разделе «Документы»: возможно, он на этапе согласования или истёк.
Условно-обязательные параметры и доп. услуги
Температурный режим включается флагом «Термоконтроль» — тогда появляются поля «Уставка °C» и «Допуск ±°C». Для мультитемпературных прицепов заводите несколько зон через кнопку «Добавить зону». Страхование груза: если сумма страховки превышает лимит тарифа по умолчанию, система попросит загрузить полис или выбрать программу перевозчика.
Дополнительные услуги (погрузка/разгрузка, таможня, эскорт, манипулятор) добавляются чек-боксами. Каждая услуга тянет за собой доп. поля: для таможни — номер ДТ и пост растаможки; для манипулятора — грузоподъёмность и длина стрелы. Не ставьте галочки «на всякий случай» — каждая услуга меняет тариф и требует подтверждения у подрядчика.
Комментарий для водителя и комментарий для диспетчера — разные поля. Водитель видит только первое; второе остаётся во внутренней ленте заказа. Пишите в комментарий для водителя: контактное лицо на складе, режим пропуска, особенности подъезда. Внутренний комментарий — для фиксации согласований с менеджером по тарифу или отклонений от стандартного маршрута.
Проверка расчёта и отправка на согласование
На шаге «Проверка» система показывает итоговый тариф с разбивкой: база, НДС, доп. услуги, страховка, комиссия. Сравните сумму с утверждённым прайсом по договору. Если расхождение более 3% — нажмите «Вернуться к тарифу» и проверьте вес/габариты: частая причина — вес указан в тоннах, а тариф считает по кг, или наоборот.
Кнопка «Отправить на согласование» переводит заказ в статус «На рассмотрении». В этот момент срабатывают автоматические валидаторы: соответствие веса типу кузова, допустимость маршрута для класса опасности, наличие действующих разрешений. Если валидатор находит несоответствие — заказ получает статус «Требует уточнения» с текстом ошибки в ленте. Исправляйте только указанные поля и отправьте повторно.
После прохождения автоматических проверок заказ попадает к менеджеру перевозчика. Срок реакции регламентирован договором (обычно 1–4 рабочих часа). В кабинете отображается таймер SLA. Если менеджер не ответил в срок — заказ автоматически переходит в статус «Согласовано по умолчанию» и ТН формируется по вашим условиям.
Протокол создания ТН
- 01Войти в ЛК и выбрать «Создать заказ ТН»Контроль: Открылся мастер с первым шагом «Груз»
- 02Заполнить блок «Груз» по шаблону или вручнуюКонтроль: Все обязательные поля зелёные, класс ОП выбран верно
- 03Указать маршрут с адресами складов и временными окнамиКонтроль: Даты в допустимом диапазоне, адреса найдены в справочнике
- 04Выбрать стороны договора и привязать договор/заявкуКонтроль: Плательщик определён, договор активен
- 05Добавить доп. услуги только при реальной необходимостиКонтроль: Тариф пересчитан, новые поля заполнены
- 06Нажать «Проверить» и сравнить тариф с прайсомКонтроль: Расхождение ≤ 3% или обосновано доп. услугами
- 07Отправить на согласованиеКонтроль: Статус «На рассмотрении», запущен таймер SLA
Типовые ошибки и их устранение
Ошибка «Вес превышает грузоподъёмность» — проверьте выбранный тип кузова в справочнике транспортных средств. Часто по умолчанию стоит «Тент 20т», а груз 22т — нужно сменить на «Тент 24т» или «Фура 92м³». Ошибка «Неверный код ТН ВЭД» — код должен быть 10-значным актуальной редакции; старые 8-значные коды система отклоняет. Обновите справочник грузов из ФТС или уточните у таможенного брокера.
Ошибка «Маршрут недоступен для класса опасности» — значит, на трассе есть ограничения (тунели, мосты, населённые пункты). Система не строит альтернативу автоматически. Откройте карту маршрута в ЛК (значок карты рядом с адресом), найдите участок с запретом и вручную задайте промежуточную точку объезда через «Добавить транзитную точку».
Ошибка «Договор не активен» — проверьте дату окончания действия и лимит по объёму/сумме в разделе «Договоры». Если лимит исчерпан — заказ не пройдёт до заключения доп. соглашения. Обратитесь к менеджеру за продлением или увеличением лимита; в ЛК это делается кнопкой «Запросить изменение лимита» в карточке договора.
Диагностика частых сбоев
| Симптом | Причина | Что сделать |
|---|---|---|
| Заказ висит в статусе «Требует уточнения» более часа | Менеджер не взял в работу или автоматический валидатор ждёт ввода в поле, которое не подсвечено | Откройте ленту заказа, прочитайте последнее системное сообщение; если пусто — напишите в чат поддержки ЛК с номером заказа |
| Тариф в 2–3 раза выше ожидаемого | Автоматически подключилась страховка на полную стоимость груза или добавилась услуга «Экспедирование» | На шаге «Проверка» разверните детализацию тарифа, снимите лишние чек-боксы в «Доп. услугах» и пересчитайте |
| Нельзя выбрать нужный грузополучателя | Контрагент не добавлен в справочник или у него статус «Архив» | Раздел «Справочники» → «Контрагенты» → «Добавить» или «Восстановить из архива» |
| Кнопка «Отправить» неактивна | Не заполнено хотя бы одно обязательное поле (часто — «Договор» или «Вид упаковки») | Пройдитесь по шагам мастера в обратном порядке, ищите поля с красной рамкой |
Отслеживание статуса и получение готовой ТН
После согласования заказ получает статус «ТН сформирована». В карточке заказа появляется кнопка «Скачать ТН (PDF)» и «Послать водителю» (SMS/Email/Telegram-бот, если подключён). PDF содержит уникальный номер ТН, QR-код для сканирования на пункте пропуска и хеш-документа для проверки подлинности в реестре оператора.
Статусы жизненного цикла: «Черновик» → «На рассмотрении» → «Согласовано» → «ТН сформирована» → «Передано водителю» → «Погружено» → «В пути» → «Выгружено» → «Завершено». Переход «Погружено» и далее делает водитель в мобильном приложении или диспетчер по входящим СМС/фото. В ЛК вы видите эти статусы в реальном времени, если перевозчик подключил трекинг.
Если ТН не формируется после согласования более 30 минут — проверьте раздел «Уведомления» (значок колокольчика). Частая причина: не прошла фискализация (для операторов, подключенных к ФНС) или нет ЭЦП подписанта. В уведомлении будет ссылка на действие: «Подписать ЭЦП» или «Ожидайте фискализации».
Границы самостоятельных действий и эскалация
Самостоятельно можно: создавать заказы по активным договорам, использовать сохранённые шаблоны, править черновики, отменять заказы в статусе «Черновик» или «На рассмотрении» (до реакции менеджера), выгружать реестры в Excel/1C через API или кнопку «Экспорт».
Требуют участия менеджера/поддержки: изменение тарифа вне договора, подключение новых доп. услуг, продление лимитов договора, разблокировка контрагента из стоп-листа, исправление уже подписанной ТН (только через акт расхождений), смена плательщика на уже согласованном заказе.
Останавливайте самостоятельные попытки, если: заказ перешёл в статус «Отклонено» с причиной «Требуется доп. соглашение», система выдаёт ошибку 5xx при сохранении (технический сбой платформы), водитель сообщает о несоответствии ТН реальному грузу на погрузке. В этих случаях фиксируйте скриншоты/номера ошибок и пишите в поддержку с указанием номера заказа и времени.
Контроль качества перед выездом
Перед передачей ТН водителю сверьте в PDF: номер ТН совпадает с номером в ЛК, вес/габариты соответствуют грузоместам на складе, адреса погрузки/выгрузки точны до номера рампы/ворот, контактные лица и телефоны актуальны, QR-код сканируется и открывает версию документа на сайте оператора.
Распечатайте два экземпляра: один остаётся у экспедитора/кладовщика при погрузке со штампом и подписью, второй уходит с водителем. Водитель должен иметь на руках: ТН, доверенность на получение/сдачу груза, пропуск на объект (если нужен), контакты диспетчера 24/7.
В ЛК отметьте заказ как «Передано водителю» — это запускает таймер контроля прибытия на погрузку. Если водитель не приехал в окно ±30 минут — система пришлёт уведомление и заказ перейдёт в «Риск срыва», что даёт основание для перераспределения машины без штрафов за простой.
Проверка результата перед выездом
- Номер ТН в PDF = номеру в ЛК
- Вес и габариты в ТН = фактическим грузоместам
- Адреса и временные окна соответствуют догённости со складом
- QR-код ведёт на актуальную версию документа у оператора
- Два подписанных экземпляра: на складе и у водителя
- Статус в ЛК переведён в «Передано водителю»
Работа с историей и аналитикой
Раздел «История заказов» хранит все ТН за текущий календарный год (старые годы — в архиве, доступ по запросу). Фильтры: по статусу, дате, контрагенту, договору, типу кузова. Экспорт в Excel сохраняет все видимые колонки — настройте отображение перед выгрузкой через значок «Колонки».
Для анализа стоимости перевозок используйте отчёт «Тарификация по договорам»: он показывает средний тариф за км, долю доп. услуг, динамику по месяцам. Если средний тариф вырос более 5% к плану — проверьте, не появились ли системные доп. услуги (например, «Ожидание на погрузке» стало дефолтным).
API для интеграции с 1С/ТМС: документация в разделе «Разработчикам» (нужен токен, выдаваемый администратором ЛК). Основные методы: создание заказа, получение статуса, скачивание PDF, вебхук на смену статуса. Тестируйте на песочнице (test-контур) — продакшн-токен не выдаётся без согласования с техподдержкой оператора.
Как выбрать способ оформления
- Есть активный договор и типовый грузШаблон в ЛК — 2 минуты на заказ
- Груз нестандартный (ОП, габариты, спецусловия)Создать вручную, приложить сканы разрешений, согласовать тариф с менеджером
- Разовый заказ без договораПроверить доступность тарифа «Спот» в настройках; если нет — запросить у менеджера
- Нужно оформить 20+ ТН в деньИспользовать API или массовый импорт из Excel (шаблон в разделе «Импорт»)
- Международная перевозкаПереключиться в раздел «Международка», заполнить таможенные поля
Частые вопросы
Можно ли отменить ТН после того, как водитель уже приехал на погрузку?
Отменить в ЛК нельзя — статус уже «Погружено» или «В пути». Нужно оформить акт расхождений со стороны грузоотправителя и перевозчика, затем менеджер сделает корректировку в системе. Штраф за простой машины при отмене на погрузке обычно взыскивается с инициатора отмены согласно договору.
Почему система не даёт выбрать нужный тип кузова?
Типы кузова фильтруются по весу и габаритам груза. Если вы указали вес 22т и длину 13.6м — в списке останутся только фуры и еврофуры. Исправьте параметры груза или добавьте допуск в настройках шаблона, если перевозчик согласен взять перевес.
Как передать ТН водителю, если у него нет смартфона/почты?
Распечатайте PDF в двух экземплярах. В ЛК нажмите «Послать водителю» → «Печать» — система сгенерирует версию с крупным QR-кодом для сканирования на КПП. Водитель предъявляет бумажный вариант; на объекте охрана сканирует код и видит актуальный статус.
Тариф в ЛК выше, чем в договоре. Куда жаловаться?
Сначала разверните детализацию на шаге «Проверка» — часто добавляются страховка или доп. услуги по умолчанию. Если база тарифа (руб/км или руб/т) не совпадает с договором — сделайте скриншот, укажите номер заказа и напишите в чат поддержки ЛК или менеджеру. Пересчёт делается вручную менеджером перед финальным согласованием.
Можно ли изменить грузополучателя в уже согласованной ТН?
В ЛК — нет, поля сторон заблокированы после статуса «Согласовано». Нужно обратиться к менеджеру перевозчика: он сделает корректировку через внутреннюю консоль и перевыпустит ТН с новым получателем. Старый номер ТН сохраняется, добавляется суффикс «-1» и пометка «Корректировка».
Как работать с ЛК, если основной сайт оператора недоступен?
У крупных операторов есть резервный вход (поддомен вида lk2.operator.ru или reserve.operator.ru) — уточните адрес у менеджера заранее. Мобильное приложение часто работает автономно и кэширует черновики. Сохраняйте номера черновиков локально, чтобы восстановить заказ после восстановления доступа.
Итог: алгоритм и зоны ответственности
Рабочий цикл: вход → шаблон/ручной ввод → валидация полей → проверка тарифа → отправка → отслеживание SLA → скачивание PDF → передача водителю → контроль статусов в пути. В вашей зоне ответственности — точность реквизитов груза, маршрута и сторон; в зоне перевозчика — тарификация, предоставление машины, трекинг. Граница: как только заказ ушёл в «Согласовано», изменения возможны только через менеджера. Ведите журнал номеров заказов и скриншотов тарифов — это ускорит разбор споров и аудит затрат.